作業メモ
見積→請求→入金確認の流れ
見積を比べる作業、書類を作る作業、入金を追う作業は別です。まず見積、次に請求、最後に入金確認を見ます。
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比較・作成・回収を分ける
同じ案件でも、判断材料を作る段階と相手に送る段階では使う道具が違います。
比較表は送付用の見積書ではありません
候補の金額や条件差を見るなら比較表、相手に出すなら見積書作成を使います。
請求後は期限と入金を別で追う
請求書を出したあとに、支払期限と回収状況を残すことで確認漏れを減らせます。
次にやること
1. 見積の比較と作成を分ける
条件を比べるのか、送付用の見積書を作るのかを先に分けます。
2. 請求書と請求額を整える
請求書の作成と、金額や採番の確認を分けて進めます。
3. 支払期限と入金確認を追う
請求後は期日と回収状況を分けて見ます。
詰まりやすい場面
- 見積から請求までを単発ツールではなく流れで整えたいとき
- 送付用の書類作成と比較用の表を混同しやすいとき
- 請求後の期限確認や入金追跡まで一緒に見ておきたいとき
具体例と判断基準
よくある失敗例
見積番号と請求番号を同じ列で上書きする
文書種別ごとの番号と相互参照を残さないと、承認済み条件と請求の対応を追えません。
承認前の金額で請求書を作る
見積提出、差し戻し、再見積、承認の状態を分け、承認日時と版を確定してから請求へ進みます。
入金額の差を入金済みで閉じる
振込手数料、部分入金、過不足を理由欄へ残し、請求額との一致を別に確認します。
入力・作業サンプル
案件台帳の列例
案件ID、取引先、見積番号/版、見積日、承認日、請求番号、請求日、支払期日、請求額、入金日、入金額、差額理由。
差し戻し例
数量3を2へ変更した場合、旧見積を削除せず版を上げ、承認された版だけを請求書明細へ転記します。
before
メール、見積PDF、請求書、銀行明細が別々で、どの金額が承認済みか分からない。
after
案件IDを軸に、見積版・承認日・請求番号・請求額・支払期日・入金日・入金額を1行で追える。
この順番で見る理由
見積条件を承認で固定してから請求へ転記し、その請求情報を正本に入金消込することで、各段階の金額差がどこで発生したか追えるためです。
迷ったときの判断基準
見積へ戻す条件
品目、数量、単価、税区分、納期など承認条件が変わったら、請求書側だけを直さず再見積・再承認へ戻します。
入金を閉じない条件
入金額が請求額と違う、番号を特定できない、複数請求の合算がある場合は未消込として理由確認を残します。
関連ツールを使う流れ
- 見積: 見積書作成または見積概算で明細を作り、印刷版と番号を保存します。
- 請求: 承認版の明細だけを請求書作成へ転記し、支払期日を確認します。
- 消込: 入金管理で請求番号・期日・金額を登録し、銀行明細と照合します。
生成文書は下書きです。相手先書式、契約条件、社内承認を確認してから使用してください。
作業を止めて確認する条件
- 承認済みの見積版を特定できない
- 税区分や端数処理が見積と請求で違う
- 入金額と請求額の差の理由が不明
ツールを使わない判断
取引先指定の受発注システムが見積版・承認・請求・入金を一貫管理している場合は、そのシステムを正本にし、サイト内ツールは提出前の独立計算にだけ使います。
対象外: 契約成立の判断、請求書の法的適合保証、送信・督促・銀行連携。
最終チェックリスト
- 見積・承認・請求・入金の各成果物と日付がある
- 承認版と請求明細の品目・数量・単価・税が一致する
- 支払期日と請求番号を入金台帳へ転記した
- 入金額の差は理由を確認してから消し込んだ
まず開くツール
各段階で最初に開くものだけを並べています。
必要なら見るページ
用語や周辺ツールが必要なときだけ使います。
- 請求・経理・収支カテゴリ
収支整理や経費見直しまで見たいとき。